I. INTRODUCCIÓN

La Oficina Nacional del Servicio Civil tiene un rol institucional fijado por la ley según un mandato constitucional.  Es la institución que entiende en materia de Gestión y en esta materia entendida en su acepción más amplia,  es decir, con una clara visión sistémica. Ello supone que entiende en la Gestión desde el punto de vista estratégico hasta el operativo y desde la de los Recursos Humanos hasta la referida a  los Métodos, Técnicas y Procedimientos en la administración.

Los criterios de actuación se han ceñido a este rol y legitimidad.  En este sentido se ha impartido y aplicado los siguientes criterios de actuación:

1. ampliar el campo de relacionamiento institucional a todo el sector público buscando marcos de cooperación más estrechos, integrales y coherentes;
   

2. ser más prácticos encarando los problemas reales de las instituciones relevándolos directamente de la fuente que son los propios actores;
   

3. ser más profundos en el estudio y en el diseño de alternativas de solución adaptando los diseños a las condiciones específicas de cada organismo demandante;
   

4. tener en cuenta el factor humano, recordando que en cada funcionario hay una persona que tiene sus ilusiones y que con su creatividad puede impulsar la renovación del sector público;
   

5. incorporar nuevos conocimientos al trabajo modernizando los métodos y procedimientos de trabajo;  
   

6. tener un espíritu de cooperación con las otras unidades de la administración que tienen competencias especializadas en ámbitos concretos de la gestión del sector público;  
   

7. encarar una actividad más proactiva tanto en el CEPRE como con otras organizaciones en el ámbito académico y universitario manteniendo e incrementando los niveles de excelencia que la ONSC ha sabido lograr.

Estos criterios han pautado la acción de la ONSC en los diferentes Departamentos y ha permitido cumplir la Área respecto a las demandas concretas y prepararse para las Área futuras de mayor envergadura.

Reforma del Estado

En materia jurídica la ONSC realiza dos  actividades claramente diferenciadas.  Por una parte la Asesoría Letrada que tiene competencia en lo que respecta a los aspectos sustantivos que plantea la gestión a la disciplina jurídica. En función de ello realiza:

1. asesoría a las diferentes áreas de la Oficina integrando sus conocimientos en un proceso de interdisciplinariedad que en gran parte determina la calidad de los productos finales que elabora la ONSC; así el caso de la actualización del TOFUP que se realiza en forma conjunta con los demás asesores técnicos de la oficina.  
   

2. presta un soporte jurídico en todos los procesos de asistencia técnica de la ONSC, con los organismos de la administración.
   

3. elabora dictámenes sustantivos que trata la Comisión Nacional del Servicio Civil y la Comisión Especial creada por la Ley 15.783.
   

4. representa a la Oficina en juicios en los cuales debe participar.

Más importante que el número de expedientes que se tramitaron (389) importa la  complejidad de los asuntos y la calidad e idoneidad técnica para su elucidación.

Por otra parte se realiza una asistencia directa a la Secretaría Letrada de la Comisión Nacional del Servicio Civil y la Comisión Especial (Ley N°15.783).  En este aspecto se gestiona:

1. el orden del día de cada sesión de ambas comisiones, y;  
   

2. da cumplimiento a las resoluciones de dichas Comisiones.

Las sesiones entre las dos Comisiones fueron de 48 tramitándose un total de 313 expedientes, dando solución a problemas muchas veces complejos

En el área de Sistemas Organizacionales se colaboró con el Ministerio de Deporte y Juventud en la elaboración de su estructura inicial orgánica y de cargos, a la vez que se realizaron Áreas de asistencia técnica a las Intendencias  y Juntas Departamentales de Canelones, Paysandú, Rivera, Rocha y Soriano. En Montevideo se colaboró con organismos estatales y Poder Legislativo. Asimismo se prestó asesoramiento a través de expedientes referentes a cargos.

La Comisión de Adecuación Presupuestal ha realizado la adecuación de 141 funcionarios, fundamentalmente funcionarios de PLUNA Ente Autónomo.

El Departamento de Informática ha mantenido un apoyo constante a la Área de tecnificación de la ONSC, participando en una serie de Proyectos de particular relevancia para la modernización de la misma.

En el Área  de Administración de Personal la actividad ha sido intensa.  De ella cabe destacar:

1. Participación en los procesos en que su actuación es preceptiva (designaciones, redistribución de personal, etc.).  
   

2. un ingreso de 1046 expedientes y la sistematización de los mismos;  
   

3. el mantenimiento, actualización y consulta de los diferentes Registros (Funcionarios Públicos, Sumarios, Pases en Comisión, Arrendamientos de Obra y, Redistribución de Personal);  
   

4. asesoría técnica en varios organismos de la Administración;

En lo que respecta al área de Capacitación hay que destacar importantes logros tanto en materia cuantitativa como en los aspectos cualitativos.  En tal sentido en esta Área se destaca:

1. un incremento sustancial de los participantes en los Cursos que alcanzó la cifra de 1964 funcionarios. Ello supuso un crecimiento del 88% y 123 % respecto a los dos últimos años respectivamente;
    

2. la realización de diseños específicos que tuvieran en cuenta las normativas vigentes, pero que adaptaran la capacitación a las reales necesidades de los organismos;  
   

3. una cooperación con diversos organismos tales como: CODICEN, Dirección General de Infraestructura Aeronáutica, Presidencia de la República, Comando del Ejercito, Contaduría General de la Nación; Escuela Superior de Policía, etc.;
   

4. una revisión sistemática de los planes y programas de estudio;  
   

5. la culminación de la séptima promoción de Altos Ejecutivos y el llamado a la octava promoción sobre cuya selección se comienza a trabajar,  
   

6. una revisión de los métodos pedagógicos de manera que se multipliquen las oportunidades de capacitación personalizando la misma,  
   

7. una revisión de los registros y archivos para su modernización.

Finalmente en el Departamento de Administración se ha prestado una cooperación a todas las unidades técnicas.

II. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

El objetivo de esta Unidad es el brindar apoyo a las áreas técnicas que componen la estructura de esta Oficina, en materia de Recursos Humanos, Financieros y Materiales, así como prestar asistencia directa a la Dirección en los temas que a este Departamento competen.

La meta: cumplir con las demandas de la Oficina, dentro de los límites que plantea el  exiguo crédito presupuestal que dispone esta Unidad Ejecutora y las políticas de recursos humanos definidas.

Procedimiento: el que marca la normativa vigente.

En cuanto a los resultados obtenidos y a los posibles impactos alcanzados, los mismos están globalizados en lo que  son las funciones cumplidas por la Oficina en el presente ejercicio.

 Entrando en un análisis de la gestión realizada informamos:

II.1  Administración Documental

Esta unidad procede diariamente al registro de los ingresos, salidas y movimientos internos de todos los asuntos, de acuerdo a la normativa vigente y a través, cuando corresponde, del Sistema GEX 500.

Se adjunta  “Estadísticas de Expedientes”  en el período 01/01/2001 –30/11/2001 y Gráfico de “Otros documentos” ingresados en el período 01/01/2001-28/11/2001.

II.2  Unidad de Personal

Esta unidad cuenta con un sistema computarizado de Base de Datos, como así también registro de asistencia electrónico. Las Áreas a su cargo las podemos definir como:

1. Diarias: registro y control de asistencia (licencias, faltas, salidas “en comisión”, horas reglamentarias y profesionales). Informes de expedientes, notificación de resoluciones y mantenimiento de legajos personales.  
   

2. Mensuales: Informe a la Dirección de altas, bajas y modificaciones producidas en el mes, con detalle del  total de funcionarios; informe a Financiero-Contable de descuentos de sueldo; control y distribución  de   los  tickets de alimentación a los funcionarios; informe, a los organismos de origen, con detalle de asistencia de los funcionarios que prestan servicios “en comisión” en nuestra Oficina.  
   

3. Anuales: Información sobre indicadores de gestión (desempeño de los recursos humanos; totales de funcionarios contratados y “en comisión”, horas mensuales disponibles, etc.; organización del acto eleccionario para la integración de los Tribunales de Evaluación del Desempeño y Áreas inherentes a la preparación de formularios para registrar las calificaciones y su posterior notificación.
   

II.3  Liquidación de Sueldos

En el período evaluado se realizaron 150 órdenes de entrega por liquidaciones sobre:

• Haberes de funcionarios presupuestados

• Haberes de funcionarios contratados

• Haberes de funcionarios “en comisión”

• Haberes de funcionarios de PLUNA

• Comisión especial.

• Primas al desempeño.

• Horas docentes

• Beneficios sociales

• Licencias generadas y no gozadas

• Aguinaldos

Se emitieron 50 certificados y constancias de sueldos a solicitud de funcionarios de ONSC y PLUNA. También se confeccionaron 40 tarjetas para Habilitación de la Presidencia de la República referentes a solicitudes de préstamos sobre sueldos.  Asimismo se coordinaron con diferentes organismos 120 movimientos entre altas y bajas de funcionarios excedentarios de PLUNA. 

Para el total de liquidaciones efectuadas se emitieron más de 2.800 recibos entre haberes y beneficios.

Otras Áreas fueron la confección de minutas por créditos presupuestales; depósitos a la Contaduría General de la Nación; informes al Departamento de Cuentas Personales de la Presidencia de la República sobre haberes  a efectos jubilatorios, etc.

II.4  Financiero Contable

Como es de conocimiento todos los movimientos que refieren a utilización de fondos se registran en el denominado Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

Dichos movimientos podemos dividirlos como sigue.

Afectaciones comunes

Afectaciones anuales

Fondos Rotatorios (Opción 3 en 1: afectación, compromiso y obligación simultáneos)

1. Gastos: (adquisiciones con monto inferior a la compra directa)                7  
   

2. Gastos Menores: (planillas)                                                                            20  
   

3. Inversiones: (adquisiciones con monto inferior a la compra directa)           1

Además de lo expresado, cabe acotar que este Departamento tuvo a su cargo en el presente ejercicio, la compilación e ingreso de la información al sistema de la Rendición de Cuentas 2000.

En cuanto a la posible programación de la Unidad para el próximo ejercicio ,se están realizando estudios tendientes para continuar con la reducción de gastos en algunos objetos, en particular lo que tiene que ver con servicios de vigilancia, seguros, y contratos de mantenimiento.

Asimismo, reiteramos nuestra inquietud de que para el ejercicio 2002 deberían agilitarse los procedimientos de incorporación presupuestal de los funcionarios declarados excedentes por el ente autónomo PLUNA que a la fecha  tienen resolución de destino aprobada, en virtud de que, todavía, se  está liquidando haberes  165 personas lo que sigue siendo una perturbación presupuestal tanto para la Unidad Ejecutora como para el Inciso.

En otro orden se informa que este Departamento ha iniciado contactos con la Dirección del Archivo General de la Nación a los efectos  de  comenzar  el  análisis  de documentación de nuestro Archivo con el objeto de depurarlo. Dicho contacto se ha efectuado a través del Sr. Jorge Bonetti quien integra la Comisión de Preservación Documental de la Nación en representación de la ONSC  Se han realizado dos reuniones con la funcionaria técnica designada por la Dirección de la institución nombrada.

ESTADISTICA DE EXPEDIENTES

Administración Documental

Período 1/1/2001 al 30/11/2001

III. DIVISIÓN SISTEMAS ORGANIZACIONALES

Los diferentes proyectos de asistencia técnica emprendidos, muestran una clara orientación hacia los organismos propios de los gobiernos departamentales.

III.1 Principales Aspectos de la Gestión Desarrollada

III.1.1 Proyectos de Asistencia Técnica a Gobiernos Departamentales

A.-    Intendencia Municipal de Canelones

Integración de tribunales de concurso

Para la provisión de cargos de la nueva estructura de cargos oportunamente diseñada por la ONSC y aprobada por la Junta Departamental.

Mejora de la Gestión en la Dirección General de Arquitectura y Urbanismo

• Se trabajó en la implementación de la mejora de los procesos de construcción(obra nueva, regularización, vivienda económica y propiedad horizontal); su relacionamiento por red entre las cinco oficinas en donde se descentralizó los trámites; capacitación de los funcionarios intervinientes y reuniones de coordinación entre los gerentes de áreas involucrados.

• Mejora   de   los   procesos   de   fraccionamiento  (fraccionamientos tradicionales y urbanizaciones), en etapa actual de aprobación por parte del Intendente Municipal.

Racionalización de trámites externos

Que, de acuerdo a la normativa de procedimiento administrativo, -vigente desde enero de 2000 y elaborado con el asesoramiento de la ONSC-, no deban ser diligenciados a través de expedientes.

Para lograr este objetivo se ha trabajado en la confección de formularios para el diligenciamiento de los trámites que se racionalizan de acuerdo a los criterios enunciados precedentemente pertenecientes a las Direcciones Generales de Higiene Ambiental; Contralor Sanitario; Hacienda y Promoción Agraria.

Elaboración del Proyecto de  la Junta Local de Las Piedras

Se ha comenzado a trabajar en un proyecto que tiene como objetivo principal lograr la transformación de la Junta Local de Las Piedras para que funcione como junta modelo en diciembre de 2001. Al presente se está elaborando un diagnóstico de situación en las distintas gerencias que integran dicha Junta Local, en sus aspectos locativos; de gestión; de infraestructura informática; de capacitación de sus funcionarios, etc.

B.- Intendencia Municipal de Paysandú

Talleres de Identificación, Misión, Visión y  Procesos en el Departamento General de Servicios

Se realizaron cuatro talleres con funcionarios pertenecientes a las Áreas de Servicios Médicos; Higiene; Cementerios y Servicio Fúnebre Municipal; Paseos Públicos; Limpieza y Talleres; Promoción  Social a efecto de identificar los procesos sustantivos de la comuna en las referidas áreas del Departamento General de Servicios, con las finalidades de proceder a la mejora de los mismos y en última instancia proceder a la confección de una estructura orgánico – funcional a partir de los procesos más relevantes.

Mejora de  Procesos sustantivos del Departamento General de Servicios

A la fecha de elaboración de la presente Memoria Anual, se abordaron las mejoras de los siguientes procesos:

v Área Servicios Médicos  

Proceso de Asistencia Médica, aprobado por el Sr. Intendente Municipal el 22.11.01 y actualmente en etapa de implementación.

v Área Higiene

Proceso de: “Control de infracciones al Decreto Departamental Nº 7494” , cuya mejora recibió la aprobación del Intendente Municipal el 22.11.01, encontrándose actualmente en etapa de implementación y,

Proceso de “Control Bromatológico de alimentos”, en etapa de mejora

v Área de Cementerios y Servicio Fúnebre Municipal

Proceso de “Solicitud de cambio de titular de bien funerario”, actualmente en etapa de soluciones jurídicas previas al diseño definitivo del nuevo proceso.

v Área de Paseos Públicos

Proceso de “Mantenimiento de espacios públicos”, el que se encuentra en la etapa de determinación de indicadores representativos de los problemas detectados, habiéndose elaborado propuestas que están en etapa de consideración.

v Área de Limpieza y Talleres

Proceso de “Manejo integral de residuos”, en donde se seleccionaron los subprocesos: “Recolección domiciliaria de residuos sólidos” y “Eliminación de basurales”

v Área Promoción Social

Proceso de “Asistencia alimenticia con Canastas Comunes Locales”.

C.- Intendencia Municipal de Rocha

Taller de Diagnóstico Organizacional y Plan Estratégico

Se realizó en el mes de mayo, con los directores generales y asesores del Intendente un taller de diagnóstico y se elaboró un cronograma para el abordaje de la asistencia técnica.

Taller de Planeamiento Estratégico

En el mes de junio se realizó, con el Intendente Municipal y sus principales colaboradores, un taller de planificación estratégica, de donde resultaron como productos la elaboración de la Misión y la Visión de dicha Intendencia Municipal.  

Relevamiento de necesidades de capacitación

Se está realizando un relevamiento de necesidades de capacitación de los funcionarios municipales a fin de elaborar un plan de capacitación para desarrollar en el año 2002.

Reestructura orgánica – funcional y de cargos

Se ha comenzado a asesorar con vistas a la elaboración de una nueva estructura de escalafones y cargos.

D.- Intendencia Municipal de Rivera

Taller de Diagnóstico Organizacional y Plan Prospectivo

Se realizó un diagnóstico de la institución con miras a encarar la asistencia técnica.

Taller de Recursos Humanos

Se realizó a su vez un taller en el área específica de los recursos humanos considerada área prioritaria por la administración del departamento.

E.- Junta Departamental de Paysandú

Se elaboró un Manual Descriptivo de Cargos, de conformidad a la nueva estructura de cargos que fuera elaborada con el asesoramiento de la ONSC y aprobada oportunamente por la Junta Departamental.

F.- Junta Departamental de Soriano

Se trabajó en la mejora de los procesos sustantivos de las oficinas administrativas de dicho cuerpo legislativo departamental.

III.2 Asesoramiento a Ministerios

En el Ministerio de Deporte y Juventud

v     Asesoramiento para la elaboración de la estructura orgánica;

v     Asesoramiento en las bases para la elaboración de la estructura de cargos.

v     Dictado de cuatro cursos sobre Decreto 500

III.3  Actividades de Capacitación Asociada a la Asistencia Técnica

Estas actividades son desarrolladas con el propósito de capacitar y adiestrar a los grupos contrapartes de nuestra asistencia, a funcionarios que ocupan cargos de supervisión, autoridades  y funcionarios en general, herramientas conceptuales y metodológicas en diferentes temas de gestión y gerenciamiento.

En la Intendencia Municipal de Rivera

Se dictaron  11 cursos sobre “Normas de Actuación Administrativa” en donde se capacitaron 249 funcionarios con cargos administrativos y de mandos medios.

En el corriente mes de se capacitarán en esta temática a los directores generales de la Intendencia.

En la Intendencia Municipal de Rocha

A la fecha se han realizado 10 cursos sobre “Normas de Actuación Administrativa”, destinados a funcionarios administrativos de la Intendencia como asimismo de las Juntas Locales. Así se dictaron cursos en la ciudad de Rocha, Chuy, Lascano y La Paloma, capacitándose hasta el presente 175 funcionarios.

En la Intendencia Municipal de Canelones

En la semana del 17 del mes en curso se realizará un Curso Taller sobre Mejora de Procesos, con la metodología de Calidad Total a funcionarios pertenecientes a la Sectorial del Servicio Civil municipal.

En el Ministerio de Deporte y Juventud

Se realizaron cuatro cursos sobre Decreto 500, capacitándose un total de 80 funcionarios pertenecientes a distintos escalafones.

III.4  Otras Actividades del Área

• Asesoramiento a organismos estatales sobre diferentes temas vinculados a la temática del área de la gestión y

• Informes  y asesoramientos sobre temas referidos a cargos.

• Colaboración permanente con temas de diferente índole encomendados por la Dirección.

III.5 Proyección de los Proyectos en el Año 2002 y Nuevos Proyectos en Marcha

Se continuará en muchos de los proyectos señalados precedentemente, en la implementación de los proyectos oportunamente elaborados así como en la formulación de nuevos proyectos en otras áreas de la gestión de los organismos actualmente asistidos, así como de otras instituciones que así lo soliciten.

IV. DIVISIÓN ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

IV.1  Objetivos

Los mismos estuvieron orientados a: 

1. Incrementar la participación activa en los procesos de cambio y modernización del sector público, mejorando los procedimientos directamente vinculados a técnicas de Administración de Personal.
2. Participar en la elaboración de normas relativas al sector público, con distinto alcance destinados a constituirse en una base para la puesta en marcha de las políticas de personal.
3. Permanecer asesorando al sector público. Esto es a los órganos y organismos del Estado, en materia de la aplicación de técnicas y normas vigentes referidas a los recursos humanos del Estado (ingresos, reingresos, capacitación, movilidad vertical y horizontal, calificaciones, ascensos, egresos).
   

IV.2  METAS

Las metas de la División han estado dirigidas a obtener el relacionamiento entre el actor público y el administrado, procurando que la gestión sea a la vez más eficiente y acorde a lo dispuesto por las normas. 

En síntesis de ello resulta:

1. Mejoramiento de los procesos de registración y una mayor aproximación a la realidad, con correcciones de la relación información-situación real.

2. Mejoramiento de la calidad de atención e información, mediante aceleración de trámites y evacuación de consultas por otros medios de modo tal que la gestión se pueda calificar “en tiempo real”.  

3. Difusión de los métodos y procedimientos legales y reglamentarios referidos a Administración de Personal y directamente dirigidos al personal público, por medio de planificación y realización de cursos, charlas específicas y actividad docente en cursos regulares y de excepción.  

4. El Área continuó abocada a la redistribución de los funcionarios declarados excedentes de PLUNA, redoblando su esfuerzo en tal sentido. En el año 2001 se incorporaron la mayoría de los funcionarios disponibles del referido Ente.
    

IV.3  Resultados Obtenidos y Objetivos Específicos

1.- Referente a los procesos de modernización del sector público, la División ha tenido, durante el ejercicio, una participación activa en la mejora de gestión emprendida por la Intendencia Municipal de Paysandú y la Intendencia Municipal de Colonia.

En efecto, la intervención del área permitirá plasmar en los organismos mencionados una sustancial mejora en los sistemas de calificaciones y ascensos, es decir, que podrá contar en lo sucesivo con un reglamento actualizado en materia de evaluación y promoción de sus funcionarios.

En cuanto refiere a la Intendencia Municipal de Paysandú se elaboró un mecanismo nuevo de evaluación del desempeño, capacitando a los Supervisores para la implementación del mismo. El personal capacitado alcanzó a las 150 personas.

2.- En cuanto a redacción de normas en materia de personal se trabajó intensamente en la elaboración  de un ante-proyecto de Ley relativa al personal público, ante-proyectos de reglamentos –(I.N.A., Becarios y Pasantes) y en la actualización del TOFUP. 

3.-  En cuanto dice relación con los expedientes ingresados a la División Administración de Personal en el período comprendido entre el 1 de enero de 2001 y el 30 de noviembre del mismo año, cabe consignar que ingresaron a la División un total  de 1046, de los cuales se informaron y egresaron 931, estando en curso o archivados en la División 118 trámites.

La cifra global señalada se desagrega por tema de la siguiente forma:

• Arrendamientos de Obra: 59 actuaciones ingresadas; en trámite o archivados 2 y salidos con informe 60. Debe tenerse en cuenta que se contabilizan todos los expedientes ingresados en el ejercicio 2001 y algunos del año 2000.

• Calificaciones y Ascensos: 2 expedientes ingresados; salidos con informe 2.

• Consultas escritas: 524 expedientes ingresados; en trámite o archivados 81 y salidos con informe 443.

• Consultas provenientes de Asesoría Letrada: 6 expedientes ingresados; salidos con informe 6.

• Designaciones: 67 expedientes ingresados; en trámite o archivados 2 y salidos con informe 65.

• Excepcionales: 185 expedientes ingresados; en trámite o archivados 25 y salidos con informe 160.

• Llamados a Concurso: 16 expedientes ingresados; salidos con informe 16.

• Redistribución: 183 expedientes ingresados; en trámite o archivados 8 y salidos con informe 175.

• Tribunal de lo Contencioso Administrativo: 4 expedientes ingresados; salidos con informe 4.

En lo referido a los trámites denominados como “Otros Documentos”, ingresaron a la División un total de  documentos: 4707, los que se desagregan de la siguiente forma:

• Formularios de Pases en Comisión y Redistribución: 461.

• Oficios de comunicaciones y Solicitudes de Asesoramiento: 700.

• Comunicaciones tramitadas por Registro de Sumarios: 3.546

  Sin perjuicio del cumplimiento de la actividad previamente reseñada, es de hacer constar que en la División se realiza otro tipo de Áreas que incluyen diversas formas de asesoramiento, a saber:

• Respuestas a pedidos de informe formulados por el Poder Legislativo.

• Integración de Salas reunidas para emitir pronunciamiento respecto de temas técnicos que así lo ameriten.

• Redacción de Instructivos que permiten o facilitan la aplicación de normas vigentes.

• Participación en la elaboración de anteproyectos de leyes y decretos.

4.- Concomitantemente con la actividad regular del área, se participó en diversos organismos en procesos de ascensos, interviniendo en concursos e integrando tribunales, lo que no sólo imprimió objetividad y eficiencia al proceso, sino que dio oportunidad para implantar mayor rigor de exigencia y aplicación de nuevas técnicas de selección: Ejemplo T.C.A., M.RR.EE., I.M.Colonia, I.M.Paysandú.  

5.- El Registro de Funcionarios Públicos, Registro de Sumarios Administrativos, Registro de Pases en Comisión, Registro sobre Arrendamientos   de   Obra,  Registro  de  Personal a  Redistribuir, constituyen en sí un complejo sistema de alta sensibilidad y de absoluta responsabilidad.

Se comienzan a ejecutar los procesos de registración de Becas y Pasantías.

Ello por las características de la información procesada, porque constituyen fuente de información al más alto nivel y porque la reserva y confiabilidad de la misma debe preservarse.

Es por ello que permanentemente debe atenderse la actualización de los mismos y poner a su servicio los más modernos equipos informáticos de procesamiento.

Por tal motivo, cada vez más se estrecha el margen de error que puede existir entre la información recibida de los Organismos y las publicaciones periódicas que efectúa la Oficina Nacional del Servicio Civil. 

6.- En mérito de la supresión del Instituto Nacional de Abastecimiento, de acuerdo a lo preceptuado por el artículo 378 de la Ley de Presupuesto Nacional Nº 17.296 de 21 de febrero de 2001, la Oficina Nacional del Servicio Civil, a través de esta División, ha tenido una fuerte participación en la elaboración de la norma que resultó aprobada mediante el Decreto Nº 459/001 de fecha 27 de noviembre de 2001, que comete a esta Oficina Nacional la reubicación de los trabajadores del ex – I.N.A. en los Incisos 02 al 15 del Presupuesto Nacional.

A la fecha, 179 carpetas han sido incluidas en el “Registro de Personal a Redistribuir”.

7.- Durante el ejercicio 2001, el tratamiento de asuntos relacionados con Becas y Pasantías en la Administración Pública ha ocupado una atención preferencial en el Área e insumido un tiempo no cuantificable, en virtud de las actividades que la Ley le comete a esta Oficina Nacional y por la propia complejidad que el nuevo régimen implica.

Previo a la aprobación de la Ley de Presupuesto Nacional Nº 17.296 de 21 de febrero de 2001, la División se abocó en forma conjunta con la Asesoría Letrada de esta Oficina Nacional,  a la redacción del proyecto de Decreto Reglamentario, el que se aprobó el  28 de agosto de 2001 con el  Nº 344/001.

A la fecha se han recibido aproximadamente 3.000 comunicaciones y  se incorporaron al programa aproximadamente 900.

De esto resulta que se ingresaron 40 formularios promedio por día hábil.  

8.- Durante el período 1º de enero a 30 de noviembre de 2001 se tramitaron 43 expedientes relativos a la contratación de servicios personales bajo la modalidad de arrendamiento de obra.

El artículo 15 de la Ley Nº 16.462 de 11 de enero de 1994 establece restricciones, prohibiciones y determinados requisitos que debe cumplir la Administración Central, Entes Autónomos y Servicios Descentralizados, de utilizar ese instrumento contractual.

A su vez, la referida disposición comete su control a la Oficina Nacional del Servicio Civil conjuntamente con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y la Contaduría General de la Nación según corresponda.

IV.4  Programación para el año 2002

La División Administración de Personal se propone como objetivo principal y específico: 

1. Innovar de la normativa apuntando a la mejora de los instrumentos legales y reglamentarios destinados a la Administración de Personal.  
   

2. Continuar participando en la actualización del TOFUP y lograr su publicación.  
   

3. Mejorar en la registración a cargo del Área, lo que se traducirá en  una mejor gestión y en la mejora de los programas aplicables.  
   

4. Desarrollar nuevos instrumentos de evaluación del personal, que permitan superar la normativa actual con un proceso de calificación moderno y menos conflictivo.
   

PERSONAL  A  REDISTRIBUIR

OFERTAS REALIZADAS EN EL PERIODO

01 / 01 / 01   -   30 / 11 / 01

PERSONAL  A  REDISTRIBUIR

INGRESO DE CARPETAS POR ORGANISMO

EN EL PERIODO

01 / 01 / 01   -   30 / 11 / 01

*           Corresponde indicar que si bien este personal mereció el idéntico análisis del formulario “Personal a Redistribuir”, así como registro de los mismos, no debe tipificarse como redistribución en estricto sentido.

V. COMISIÓN DE ADECUACIÓN PRESUPUESTAL

La Comisión de Adecuación Presupuestal planteó como objetivo para el año 2001 :

a) practicar las adecuaciones presupuestales y proyectar las incorporaciones al amparo de  la normativa vigente, de todos los funcionarios declarados excedentes, con aceptación de la oferta realizada y en condiciones de ser redistribuidos.

Asimismo se incluyeron las siguientes actividades a cumplir por la CAP:

b) Estudio de las solicitudes de revisión de adecuaciones presupuestales y recursos de revocación presentados, efectuando el informe correspondiente.

c) Rectificaciones de adecuaciones presupuestales, por envío erróneo de datos.

d) Habilitación de los cargos de los funcionarios de Ex-DINACO que fueron incorporados por Resolución de 25 de marzo de 1999.

La aprobación de la Ley de Presupuesto No. 17.296 de 21 de febrero de 2001 implicó el análisis de lo establecido en el articulo 18. Se dispone que compete a esta Comisión  practicar las adecuaciones al amparo de los artículos 92 de la ley 13.640 de 26 /12/67 y art. 307 de la ley 13.737 de 9/1/69 (adecuaciones internas), que con anterioridad a la vigencia de la ley eran realizadas por la Contaduría General de la Nación.

Por otra parte el mencionado artículo dispone qué conceptos se deben tomar en cuenta a los efectos de practicar la adecuación presupuestal. Esto llevó a hacer un estudio muy minucioso de todas las compensaciones de carácter permanente así como las compensaciones por prestación de funciones específicas  que perciben los funcionarios de todas las Unidades Ejecutoras, identificando los objetos del gasto. Se presentaron serias dificultades a la hora del estudio de las mismas, lo que implicó solicitar asesoramiento jurídico a los efectos de la definición de criterios a aplicar. Se solicitó a asesoramiento a la Asesoría Jurídica de la ONSC y se hicieron permanentes reuniones con técnicos de la CGN y OPP a efectos de dilucidar ciertos conceptos que no estaban muy claros.

a) Con respecto a las incorporaciones efectuadas entre el 2 de enero y 30 de noviembre de 2001, la situación es la indicada en el cuadro adjunto:

V.1  Funcionarios Incorporados 

Se proyectó la Resolución  y se practicó la adecuación presupuestal de  141 funcionarios. De esa cifra corresponde un gran número a ex-funcionarios de PLUNA.

b) En un total de 170 expedientes  a estudio de la Comisión de Adecuación Presupuestal, 84 de ellos son de ex-funcionarios redistribuidos que solicitan la revisión de su adecuación presupuestal, realizada hace más de 10 años. El estudio de cada uno de ellos amerita  buscar los antecedentes correspondientes: resolución de incorporación y adecuación presupuestal, y certificados de sueldos enviados por el organismo de origen. Asimismo, es necesario contar con los datos del cargo o función contratada del organismo de destino, sueldo y otras retribuciones propias a esa fecha, para realizar el análisis y responder cada uno de ellos.

Del total de expedientes  se informaron 86, de los restantes 27 están a la firma de la CGN y OPP.

c) Las rectificaciones de adecuaciones presupuestales obedecen a información recibida de los organismos de origen que modifican las aprobadas oportunamente.

V.2  Rectificaciones

Modificación o sustitución de adecuaciones presupuestales

Las rectificaciones de adecuaciones presupuestales obedecen a información recibida de los organismos de origen que modifican las aprobadas oportunamente.

En el caso del MEC, las 32 adecuaciones presupuestales de los funcionarios de la ex-DINACO se modificaron en razón de que la información aportada de retribuciones por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social padeció errores.

d) Se habilitaron 40 cargos de ex-funcionarios de DINACO, con su correspondiente adecuación presupuestal, que fueran incorporados por Resolución de 25 de marzo de 1999, según el siguiente detalle:

12 del MDN
21 del MEC
7 del MSP

V.3  Evaluación de los Resultados Obtenidos

La Comisión de Adecuación Presupuestal recibió  164 carpetas de funcionarios declarados excedentes provenientes de la División Administración de Personal para su incorporación. De ellas se estudiaron 141 proyectándose la resolución de incorporación y practicándose las adecuaciones presupuestales  correspondientes. De las  23  carpetas a estudio, 18 pertenecen a funcionarios que se redistribuyen al Archivo General de la Nación, a los cuales se les solicitó el consentimiento de cambio de escalafón en virtud del art. 3  del Decreto 525 de 31 de diciembre de 1995. Las restantes están a la espera de información adicional para proceder a su estudio  y a la incorporación  de los funcionarios.

Se detallan indicadores de gestión:

incorporaciones resueltas                        141 =   86%
total de incorporaciones a estudio          164

habilitaciones de cargo efectuadas           40 =  100%
habilitaciones a realizar                               40

rectificaciones efectuadas                            79 =   100%
rectificaciones a realizar                               79

expedientes estudiados                             86  =    51%
expedientes recibidos                              170

La Comisión de Adecuación Presupuestal se  plantea como Objetivo para el año 2002 incorporar a todos los funcionarios declarados excedentes que estén en condiciones de ser redistribuidos.

Asimismo se realizarán todas las adecuaciones internas de funcionarios que se incorporan entre Unidades Ejecutoras de los Incisos de la Administración Central.

El art. 33 de la Ley 17243 de 29 de junio de 2000 dispuso la supresión de A.N.S.E y la redistribución de sus funcionarios. En consecuencia una vez recibida la adecuada documentación, se procederá al análisis y se proyectará las Resoluciones de incorporación correspondientes.

Se proyectarán las Resoluciones de incorporación de los ex-funcionarios de INA.

Se estima aproximadamente 75 funcionarios del Banco La Caja Obrera que se incorporarán al BROU.

Para cumplir el objetivo es necesario que la ONSC, según la normativa vigente, dote a la Comisión de los recursos materiales y humanos necesarios.

VI. DIVISIÓN CAPACITACIÓN DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS

Las actividades definidas por la Dirección, se ajustan al siguiente detalle:

VI.1  Cursos de Verano  

# Estos cursos fueron por convenio con el Consejo de Enseñanza Primaria.

TOTAL DE PARTICIPANTES:  617 funcionarios

VI.2  Cursos de Formación para Postulación a Concursos de Promoción en la Administración Central (Decreto 302/96)

TOTAL DE PARTICIPANTES :  246 funcionarios

• Los cursos de Supervisión Directiva están dirigidos a quienes tienen vocación de ascenso a cargos de Jefe de Sección, Sub-Jefe y Jefe de Departamento.
• Los cursos de Alta Dirección Pública están dirigidos a quienes tienen vocación de ascenso a cargos de Sub-Director y Director de División.
  

VI.3  Cursos Por Convenio  

TOTAL DE PARTICIPANTES : 823 funcionarios

VI.4  Cursos De Sensibilización

TOTAL DE PARTICIPANTES : 257 funcionarios  

VI.5  Curso de Formación de Altos Ejecutivos de la Administración Pública

Con la Asistencia Técnica de la Escuela Nacional de Administración de Francia.

Este curso dirigido a Profesionales Universitarios de la Administración Pública, se compone de tres grandes áreas:

• Estudios

• Seminarios

• Stages

A su vez los estudios se dividen en tres grandes módulos que son:

• Introducción

• Teoría

• Gerencia Pública

Estos estudios se complementan con cursos de Idiomas Francés, Inglés y Portugués.

TOTAL DE PARTICIPANTES : 21 funcionarios

TOTAL DE APROBADOS:        19 funcionarios

VI.6  Capacitación a Distancia  

Este Departamento ha realizado un estudio profundo, en el sentido de buscar un nivel de calidad que garantice la plena equidad en el proceso de capacitación, de forma de concretar un modelo de Gestión moderno y confiable. Es por ello, que se llega al fin del año con una reformulación, estando prontos para comenzar a funcionar en el año 2002 con un nuevo sistema opcional entre la metodología ya desarrollada o Internet.

VII.  ASESORÍA  LETRADA

El objetivo de la Asesoría Letrada es el asesoramiento jurídico a la Oficina Nacional  del Servicio Civil y a la Comisión Nacional del Servicio Civil en cumplimiento de sus cometidos de asesoramiento y control del cumplimiento de la normativa referente a los recursos humanos de la Administración Pública.

VII.1  Actividades Sustantivas

Dicho objetivo se cumple a través de las siguientes actividades sustantivas cuya cuantificación para el año 2001 se detalla.

VII.1.1 Asesorar jurídicamente en los proyectos de ley, decretos o resoluciones en que intervenga la Oficina Nacional del Servicio Civil.  

• La Asesoría Letrada participó en la redacción del Proyecto de Ley sobre Pases en Comisión.  
  

• Decreto Nº344/001 de fecha 28 de agosto de 2001 reglamentario del régimen de Becas y Pasantías.  
  

• Decreto Nº459/001 de fecha 27 de noviembre sobre incorporación de funcionarios del ex – INA.  
  

• Actualización del TOFUP ( en elaboración).  
  

• La Asesoría Letrada presta asesoramiento directo en el dictado de resoluciones de la Oficina Nacional del Servicio Civil.
  

VII.1.2  Colaborar  como  soporte  jurídico   en  las  asistencias  técnicas a  Organismos de la Administración Pública.

• Intendencia Municipal de Canelones (reestructura de cargos).
  

VII.1.3  Elaborar informes jurídicos para la Comisión Nacional del Servicio Civil, cuando ésta sea llamada a dictaminar en asuntos relacionados con la carrera administrativa de los funcionarios públicos o con la destitución de los mismos.

• Se informaron  146 sumarios administrativos
  

• Se informaron 59 acciones de nulidad.

TOTAL : 205

VII.1.4 Elaborar informes   jurídicos    para  la  Comisión  Especial   creada por la Ley Nº 15.783.  

• Se informaron 54 expedientes.
  

VII.1.5  Elaborar   informes  jurídicos  para  la  Dirección  de la Oficina Nacional del Servicio Civil con destino a la Administración Central, Entes Autónomos y Servicios Descentralizados.

• Se evacuaron 97 consultas por escrito.  
  

VII.1.6  Asesorar jurídicamente a la Dirección en asuntos internos de la Oficina Nacional del Servicio Civil.

• Asesoramiento permanente a la Dirección y a las restantes áreas   de la Oficina.   
  

• Elaboración de diagnóstico, evaluación  y propuestas respecto de la actual situación de los recursos humanos.  
  

• Asesoramiento en la modificación de los contratos de función     pública de los funcionarios del Servicio Civil.  
  

VII.1.7  Representar en juicio a la Oficina Nacional del Servicio Civil, Comisión Nacional del Servicio Civil y Comisión Especial (Ley Nº 15.783).

• 33 juicios en trámite.          
  

VII.2  Eficacia de la Gestión

A los efectos de mediar la eficacia de la gestión se ha tomado el siguiente indicador: 

Nº de consultas evacuadas    =          326(*) =  94%
Nº  de  consultas demandadas          348

(*) de las 356 consultas evacuadas 326 corresponden a las demandadas en el 2001.

Al respecto debe precisarse que este indicador refiere a las actividades enumeradas en los puntos 3, 4 y 5.

En cuanto a los indicadores de eficiencia se ha tomado la siguiente:                                               

consultas evacuadas            =  389             = 64,8
Nº de funcionarios técnicos        6

En este ítem se computaron las actividades 3, 4, 5 y 7.

VIII.3  Programación del Área para el año 2002

• Al respecto, se espera mantener el nivel de eficacia y eficiencia en las actividades sustantivas.  
  

• En lo que refiere a la actividad señalada en el numera VII.1, se espera dar reglamentación de las normas presupuestales aún no reglamentadas en las que se prevé la intervención de la Oficina Nacional del Servicio Civil.  
  

• Implementar un sistema de seguimiento de las actividades desarrolladas en los puntos 3, 4 y 5 a efectos de una adecuada medición de los resultados finales;  
  

• Implementar, con la colaboración del Departamento de Informática, un programa de consulta de la jurisprudencia de la ONSC y de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

VIII.SECRETARÍA LETRADA

VIII.1  Objetivos

Los relacionados con los expedientes entrados a la Oficina Nacional para ser tratados por la Comisión Nacional del Servicio Civil actuando como tal y como Comisión Especial (Ley Nº 15.783)

VIII.2  Relato de Metas y Procedimientos

Expedientes  Comisión Nacional:

Una vez que son ingresados en esta Secretaría se califican y luego se tramitan a la Asesoría  Letrada para el informe técnico; vueltos, se elevan a Comisión.

En el curso del año 2001, la Comisión Nacional del Servicio Civil en 32 sesiones realizadas trató 211 expedientes, realizándose las correspondientes resoluciones.

No hay ningún tipo de atraso en estos expedientes.

Expedientes Comisión Especial:

La Comisión Nacional del Servicio Civil actuando como Comisión Especial (Ley Nº 15.783) realizó 16 sesiones tratando en ellas 102 expedientes realizándose las correspondientes resoluciones.

Debe destacarse además que esta Secretaria se aboca a:

• Recepción y tramitación de expedientes.  
  

• Redacción de Resoluciones  
  

• Redacción de Resoluciones en atribuciones delegadas de Comisión Nacional y  Especial.  
  

• Tramitación de Recursos de Revocación a Unidades de Notificaciones y Asesoría Letrada.  
  

• Devolución de Expedientes a solicitud de organismos.  
  

• Fotocopiado, compaginado y armado de informes de expedientes a ser tratados por la Comisión Nacional y Especial.  
  

• Salida de expedientes con la minuta correspondiente.  
  

• Salida de expedientes a Sección Archivo una vez finalizada su instrucción en forma definitiva.  
  

• Recepción y agregación de todo documento o escrito necesario para tramitación de expedientes provenientes del organismo o del gestionante.  
  

• Atención al público y solicitudes de la Dirección y Sub-Dirección.

VIII.3  Programación de la Unidad, sus objetivos para el año 2002

La programación y objetivos de esta Unidad están sujetas a las demandas de la Comisión Nacional.

IX.  DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

IX.1  Objetivos

El Departamento de Informática se propuso como objetivos para el ejercicio 2001:

1. Mantener a la ONSC posicionada como pionera en la Reforma del Estado desde el punto de vista del uso de la informática.
2. El mayor aprovechamiento de internet como medio de difusión y recopilación de datos considerados como insumos de la Oficina.
3. La mejora continua de la performance en el uso de los sistemas y recursos informáticos.
4. El aumentar la seguridad de la red interna y de los sistemas desarrollados para internet.
5. Maximizar  la “satisfacción” del cliente (usuarios internos y externos) respecto al servicio brindado por el Departamento de Informática.
   

IX.2  Metas

1. Investigar nuevas tecnologías y efectuar aportes para la modernización del Estado empleando la informática.
2. Desarrollar nuevas aplicaciones para uso interno y externo.
3. Concientizar a los jefes de área en el uso de aplicaciones basadas en internet, así como su desarrollo e implementación por parte del Departamento.
4. Expansión de la red local para mejora de performance e integración de nuevos puestos de trabajo.
5. Instalación de protecciones adicionales para el acceso controlado a nuestros sistemas de información.
6. Mejorar los servicios brindados a efectos de mantener operativos los recursos y sistemas informáticos disponibles.
7. Capacitar al personal en la utilización correcta y productiva de los recursos informáticos.
   

IX.3  Resultados Obtenidos

Respecto a la meta Nº 1:

• Investigación tecnológica previa, estudio y redacción del Decreto Nº 83/2001 sobre el Almacenamiento en Medios Ópticos de documentos y expedientes electrónicos de la Administración Central.
• Creación de un grupo de trabajo para la redacción de un Decreto sobre el Intercambio de Expedientes Electrónicos en la Administración Central.

Respecto a la meta Nº 2:  

• Evaluación del modelo de datos del proyecto Legajo Digital para introducirle mejoras y modificaciones funcionales.
• Análisis, diseño y programación de una aplicación 100% basada en internet con acceso a base de datos para gestionar el Registro de Becas y Pasantías.
• Análisis, diseño y programación de una aplicación 100% basada en internet con acceso a base de datos para efectuar el Relevamiento e Inscripciones para cursos a distancia de la Escuela de Funcionarios Públicos “Dr. Aquiles Lanza”, con generación de estadísticas y gráficas automáticas.
• Análisis, diseño y programación de una aplicación con acceso a base de datos para gestionar el Registro de Arrendamientos de Obra.

Respecto a la meta Nº 3:

• Publicación de la Guía de Autoridades en el servidor de internet de la Oficina.

Respecto a la meta Nº 4:

• Instalación de un nuevo puesto conectado a la red privada de la C.G.N. para uso del Depto. Financiero Contable.
• Instalación y configuración de los nuevos puestos de trabajo adquiridos.
• Instalación de una unidad de respaldo en cinta en el servidor de base de datos SQL.
• Instalación y experimentación con un servidor Linux SUSE 7.2, servidor web Apache y base de datos MySQL.
• Cableado estructurado de nuevos puestos de trabajo en el Edificio Libertad.

Respecto a la meta Nº 5:

• Instalación de software anti-virus en todos los puestos de la Oficina (Edif. Libertad).
• Instalación de una barrera de seguridad para impedir la entrada de intrusos (“firewall”) basado en Microsoft ISA Server en 2 servidores Windows 2000.
• Inventario de equipamiento informático de la Oficina.

Respecto a la meta Nº 6:

• Administración, mantenimiento y generación de estadísticas de uso del GEX-500.
• Instalación y mantenimiento del software I-LEX.
• Modificación del software diseñado por el Depto. para el Registro de Pases en Comisión.
• Diseño gráfico, confección y encuadernación de publicaciones para la Div. Administración de Personal, para la Escuela de Funcionarios Públicos y para la Dirección.
• Mantenimiento del software del Registro de Funcionarios Públicos y del Sistema de Redistribución de Personal.
• Generación de Estadísticas y Resúmenes para la Dirección de datos de todos los Registros.
• Mantenimiento general del hardware y software de base de toda la red.
• Atención al usuario durante todo el horario de oficina en el manejo de los PCs y software de uso general.
• Corrección de errores post-imprenta de la edición de la Guía de Autoridades.
• Colaboración en Área de mantenimiento del archivo físico de la Oficina.
  

Respecto a la meta Nº 7:  

• Dictado de un módulo de introducción en el uso de Microsoft Access para la División Sistemas Organizacionales.
• Capacitación externa de un funcionario del Depto. en Adobe Page Maker 6.5
• Configuración de puestos de trabajo para el acceso al correo electrónico de la Oficina.
  

IX.4  Programación para el 2002

• Implantación del Legajo Digital.
• Cableado estructurado de la Escuela de Funcionarios.
• Interconexión de la red del Edificio Libertad con la Escuela de Funcionarios.
• Redacción y prueba del Estándar de Intercambio de Expedientes Electrónicos.
• Elevación de un Proyecto de Decreto de Intercambio de Expedientes Electrónicos.
• Capacitación del personal del Departamento de Informática.
• Continuar la capacitación del personal de la Oficina en herramientas de uso general.
• Análisis y evaluación de alternativas de migración a internet de aplicaciones y publicaciones de la Oficina (TOFUP, Resúmenes de Cantidad de Funcionarios, etc.).
• Capacitación por internet a Funcionarios Públicos.
• Desarrollo de aplicaciones en internet bajo Linux.